Google Apps – Lilian Ricaud

Des ressources et des liens sur la suite bureautique en ligne Google Apps et son utilisation pour travailler à distance et collaborer.

Description

Suite bureautique en ligne

logiciel propriétaire
Plateforme: Google

Présentation des différents outils Google Apps

Adapté de l’article Wikipédia: https://fr.wikipedia.org/wiki/Google_Apps

Google Apps est un service externalisé de messagerie collaborative comprenant un serveur de messagerie, une suite bureautique et une GED de la société Google. Ce service en mode SAAS est proposé par Google à tout type d’organisation : entreprises, établissements d’enseignement, collectivités, etc.

Les principales applications en ligne incluses dans Google Apps sont Gmail, Google Agenda, Google Drive, Google Documents, Google Sites et Google Vault.

Cette solution vient concurrencer directement les plateformes comme Microsoft Exchange, Lotus Notes ou Zimbra en offrant une alternative externalisée et hébergée sur des data centers sécurisés.

En France, il existe différentes versions de Google Apps :

Google Apps : jusqu’au 6 décembre 20126, une version gratuite mais sans support ni garanties de disponibilité était disponible, limitée à 10 utilisateurs (50 avant avril 20117) et ne propose pas toutes les fonctionnalités de Google Apps.
Google Apps for Work (anciennement Google Apps for Business) : la version professionnelle de Google Apps, mais aussi la plus répandue propose l’ensemble des fonctionnalités de la suite.
Google Apps for Education : cette version est identique à la version professionnelle et elle est proposée gratuitement aux écoles et aux universités.

Avantages de Google Apps

Google Apps présente ces avantages par rapport à une solution, web ou non, installée sur les serveurs de l’organisation bénéficiaire :

Aucun serveur à maintenir : tout est géré par Google ;
Les utilisateurs ont accès à leur données de partout (toutes leur données sont hébergées sur le Cloud avec un espace de stockage vaste), tant qu’une connexion internet est disponible ;
Les applications (e-mails, agendas, contacts, documents, visioconférences, etc.) sont accessibles à partir d’un navigateur internet : plus besoin de maintenir de multiples logiciels ;
Les applications se mettent à jour automatiquement : les utilisateurs bénéficient alors des toutes nouvelles fonctionnalités (en 2011, il y en a eu plus de 1502) de la solution sans attendre la sortie d’une mise à jour majeure.

Inconvénients de Google Apps

Mais les désavantages sont aussi notables :

Dépendance de Google, de sa volonté à maintenir la solution, son prix, ses caractéristiques ;
Données stockées chez Google, contraint de coopérer par exemple avec la NSA, c’est-à-dire de lui fournir les données de ses clients;
Limitations dans la configuration, l’adaptation, les installations complémentaires (uniquement ce que Google permet) ;
Modifications ergonomiques ou de fonctionnalité appliquées à n’importe quel instant à l’initiative de Google, avec peu de contrôle.
Google s’engage à fournir une disponibilité de services de 99,9 %, avec pour compensation en cas de d’échec des jours de service offerts.
Le prix de la solution (4 €/mois/utilisateur ou 40 €/an/utilisateur) n’a pas changé depuis 2007, année de la mise de Google Apps sur le marché français.

Créer un compte:

2 types de compte:

personnel: gratuit mais publicité
entreprise: fonctionnalité avancées (nom de domaine, visio HD, espace de stockage, support utilisateurs …)4€/mois / utilisateur
40€/an/utilisateurCréer un compte personnel simple:
https://accounts.google.com/SignUp

Remplir tous les champs (demande parfois numéro de portable, parfois non)

Possible de créer avec une adresse mail existante

Créer votre profil Google+ Public
-> pas obligatoire

Possibilité d’ajouter un numéro de tel pour sécuriser accès ou en cas de perte de mot de passe.

Compte entreprise:
http://www.google.com/intl/fr/enterprise/apps/business/

Google Agenda

Google Agenda (appelé Google Calendar en anglais) est une application Google qui permet de partager des événements et des agendas et de les publier sur internet ou sur un site Web.

Fonctionnalités

Tenue et partage d’agendas. Publication d’événements personnels, pour diffusion à une liste de personnes, ou pour publication sur Internet.
Les agendas sont sauvegardés sur internet, ils sont accessibles de n’importe quel navigateur web.
interface Ajax, permettant notamment les glisser-déplacer
Envoi de rappels pour des événements
- par courriel
- par popup (nécessite une fenêtre de navigateur avec Google Agenda ouverte)
Invitations :
- créer des invitations, envoi de celles-ci par courriel
- possibilité de répondre ou de faire des commentaires même sans utiliser Google Agenda.
Recherche d’événements : dans des agendas personnels ou partagés, possibilité de les ajouter à son propre agenda. Ajout direct d’évènements via le Gadget Google Agenda de Google Desktop.
Accès depuis un téléphone mobile : notifications et rappels par SMS.
importer des événements à partir de Microsoft Outlook ou au format iCalendar.
ToDo list générale ou affectée à un jour donné

d’autres fonctions sont accessibles à titre expérimental via Google Labs : Joindre des fichiers Google Documents à un évènement, compte à rebours jusqu’au rendez-vous suivant, suivre la disponibilité des amis en temps réel…

http://www.google.com/calendar

Google Drive: stockage et partage de fichiers

Drive est un espace de stockage de fichiers en ligne qui offre 15gb dans la version gratuite (volume incluant les mails et fichiers).

L’accès aux données stockées sur son espace Google Drive peut être fait soit en ligne via le site de Google, soit via la synchronisation sur un terminal.

Comme Dropbox, Google Drive permet de synchroniser des dossiers automatiquement sur plusieurs postes.

Pour synchroniser le dossier Google Drive sur son terminal (ordinateur, tablette ou smartphone), un logiciel est nécessaire à la synchronisation, et crée un dossier Google Drive dans lequel il suffit de déposer les dossiers et les documents à synchroniser.

Quelques restrictions sont également appliquées aux fichiers stockés. Chaque fichier ne peut excéder la taille de 5 To45 et les images intégrées aux documents Google Docs ne peuvent dépasser 2 Mo. Les tableurs sont limités à 256 colonnes, 400 000 cellules et 200 feuilles6.

Google applique également des limites sur l’import des fichiers sur Google Docs. Les documents texte ne peuvent excéder les 2 Mo pour être importés, un tableur doit nécessairement faire moins de 20 Mo, et une présentation, 50 Mo.

Types de fichiers supportés

Le visionneur de fichiers de Google Drive propose de pouvoir visualiser en ligne les formats suivants7 :

Fichiers image (.JPEG, .PNG, .GIF, .TIFF, .BMP)
Fichiers vidéo (WebM, .MPEG4, .3GPP, .MOV, .AVI, .MPEGPS, .WMV, .FLV)
Balisage/code (.CSS, .HTML, .PHP, .C, .CPP, .H, .HPP, .JS)
Fichiers texte (.TXT)
Microsoft Word (.DOC et .DOCX)
Microsoft Excel (.XLS et .XLSX)
Microsoft PowerPoint (.PPT et .PPTX)
Adobe Portable Document Format (.PDF)
Apple Pages (.PAGES)
Adobe Illustrator (.AI)
Adobe Photoshop (.PSD)
Tagged Image File Format (.TIFF)
Autodesk AutoCad (.DXF)
Scalable Vector Graphics (.SVG)
PostScript (.EPS, .PS)
TrueType (.TTF)
XML Paper Specification (.XPS)
Types de fichiers d’archivage (.ZIP et .RAR)

Alternatives pour le stockage de fichiers

Box
CloudMe
Dropbox
Droplr
Egnyte
iCloud
Mega
OneDrive
SparkleShare
SpiderOak
SugarSync
Tresorit
Ubuntu One
Wuala
Yandex Disk
HubiC (OVH)
Copy.com

Google Drive pour la co-écriture

En plus du stockage et du partage de fichier comme Dropbox, Google Drive propose des fonctionnalités de modification en ligne et en temps réels des documents textes, tableurs, présentation et dessin.

Documents : est un traitement de textes en ligne qui fonctionne à travers un navigateur web.
Spreadsheets : Ce tableur en ligne développé par Google permet à des utilisateurs de créer, modifier et manipuler des feuilles de calcul grâce à une interface WYSIWYG, comme un tableur logiciel classique mais dans un simple navigateur web.
Formulaires: Autre outil très pratique de la suite Google Document permettant de créer des formulaires et questionnaires disponibles en ligne dont les résultats sont recueillis sous la forme d’une page de tableur.
Présentations : Ce module permet de créer des diaporamas et de les exporter vers le format *.ppt ou *.pdf. Il est aussi possible d’importer des présentations au format .ppt et de les modifier en ligne.Parmi les possibilités offertes par Google Documents :
Sauvegarde automatique des documents en cours d’édition ;
Travail collaboratif en temps réel (plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur un même document, en voyant toutes les modifications en temps réel) ;
Possibilité d’import de fichiers Microsoft Word et Excel, OpenOffice.org Writer et Calc, et de fichiers formatés de type CSV ;
Possibilité d’exportation dans les mêmes formats (sauf, dans le cas des tableaux, les formules3) ainsi qu’en HTML, PostScript et RTF, qui peuvent être édités par n’importe quel autre logiciel compatible ;
Possibilité de publier le document sur le net ;
Langage de script, Google Apps Script, afin d’écrire du code dans les documents à l’instar de VBA.

Note: Drive possède un flux d’actualités montrant les dernières modifications des fichiers du drive ou d’un sous dossier. Cette fonctionnalités qui laisse des traces a des implications pour un travail collaboratif en stigmergie.

Google Hangout

Google Hangouts parfois appelée vidéo-bulles est une plate-forme de messagerie instantanée et de visioconférence développée par Google

Hangouts permet aux utilisateurs de créer des visioconférences de deux à dix utilisateurs (15 pour la version entreprise). Le service est accessible en ligne à travers les sites web de Gmail, et Google+ ou à travers des applications mobiles disponibles pour Android et iOS (distribuées comme successeur des applications Google Talk). Les historiques de discussion sont conservés en ligne, leur permettant d’être synchronisés sur les différents appareils.

https://www.google.com/+/learnmore/hangouts/?hl=fr

Sur ordinateur, il nécessite le téléchargement d’un petit module (extension) pour le navigateur Firefox.

https://tools.google.com/dlpage/hangoutplugin/
ou
https://www.google.com/tools/dlpage/hangout?hl=fr

L’écran se positionne automatiquement sur la personne qui parle et une fonction de coupure du son intelligente évite les bruits de fond.

Intégration étroite avec les autres outils de la suite (calendrier, drive, youtube).

Petit point à noter, il est possible d’enregistrer les conversations et même de les diffuser en direct sur youtube (avec accès public ou privé).

Nombreuses possibilités pour les formateurs.

Sources:

https://fr.wikipedia.org/wiki/Google_Apps
https://fr.wikipedia.org/wiki/Google_Agenda
https://fr.wikipedia.org/wiki/Google_Drive
https://fr.wikipedia.org/wiki/Google_Documents

https://www.google.com/+/learnmore/hangouts/?hl=fr
https://www.google.com/intl/fr/hangouts/