Un panorama d’outils pour les réunions à distance

On parle de plus en plus de télétravail et que les outils n’ont jamais été si nombreux, ce n’est pas toujours évident de savoir par où démarrer et quels outils choisir pour les réunions à distance. Je vous présente ici une liste d’outils de visio-conférences, de co-écriture et quelques méthodos pour vos réunions en ligne.

Outils de visio-conférence

Voici une liste annotée avec de nombreux outil pour faire des visios. Cette liste a été lancée par Jean-Michel Cornu puis améliorée par le réseau des animateurs de réseau AnimFr.

Accéder au tableau en plein écran https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AmE4MWiPUgPGdFJFTDAxTnFBcGM4QnFuQ1p5aGJNdkE&usp=drive_web#gid=0

Celui ci est ouvert et peut être alimenté par tous.

Je n’ai testé qu’une fraction de ces outils, voici mes retours sur les outils que je connais et que je préfère utiliser.

Note: Ces outils ne conviendront pas aux grandes entreprises et institutions à la recherche de solutions « sécurisées » (Edward Snowden nous a montré la relativité de cette notion). Mon expérience personnelle et professionnelle m’a montré qu’en pratique, beaucoup de solutions choisie par les directions informatiques sont trop lourdes ou trop contraignantes pour les usagers (besoin de réserver, manque de salles ou d’équipements, système fonctionnant mal ou ne permettant pas de travailler avec des personnes externes à l’organisation). En pratique les usagers contournent souvent avec ingéniosité les restrictions par leur direction imposées pour pouvoir continuer à faire leur travail dans des conditions correctes…

Framatalk

Apparu très recemment, cette alternative libre proposé par Framsoft fonctionne très bien. Créer un lien, envoyer le participants en leur demandant d’accepter les messages qui apparaissent pour activer leur micro et leur caméras et ça fonctionne !

http://framatalk.org/

Skype

Le plus répandu, assez ergonomique et pratique car la plupart des gens le connaisse et l’ont déjà installé. Il propose des fonctions classique de chat et de partage d’écran. Il semble que Skype propose maintenant la fonction d’appel vidéo de groupe jusqu’à 9 participants (cet fonctionnalité était payante auparavant).

Bien qu’il soit un des plus anciens et propriété de Microsoft qui n’est pourtant pas un débutant, il est régulièrement buggé, la qualité souvent baisse au fur et à mesure de l’appel et amène parfois des déconnexions impromptues ou des plantages.

C’est dommage, mais il reste néanmoins très pratique.

http://www.skype.com/fr/

Google Hangout:

Permettant d’avoir jusqu’à 10 participants en vidéo, il propose aussi quelques fonction pratiques et bien pensées:

ajustement automatique ou manuel de la qualité de la vidéo en fonction du débit (pratique pour les faibles débits), si le débit est trop faible il passe en audio.
des applis plus ou moins utiles que l’on peut rajouter. Notez l’application « effets » qui permet rajouter des lunettes, un chapeau, une tête de chien à votre visage ou paysage exotique derrière vous. Ça a l’air idiot et ça l’est mais ça marche très bien pour créer une atmosphère ludique avant ou pendant une réunion en ligne
enregistrement et diffusion sur Youtube en direct: un des points les plus intéressant pour moi: Hangout et Youtube étant tous les deux propriétés de Google, les deux services sont étroitement intégrés et il est donc possible de diffuser en direct l’échange Hangout sur Youtube et même de l’enregistrer. Que ce soit pour un concert ou pour une conférence, cela peut être extrêmement intéressant pour toucher un public large.

web-conference-mooc-google-hangout — Google Hangout utilisé dans le cadre d’un MOOC

Très pratique et marchant très bien, cet outil peut être néanmoins frustrant quand Google décide de rajouter ou d’enlever des fonctionnalités sans vous laisser de choix. Il était facile à une époque d’avoir accès a des Google Doc directement depuis la vidéo conférence, mais il m’est aujourd’hui impossible de retrouver cette option (si j’ai raté un truc ou que je l’ai rêvé, dites le moi dans les commentaires).

https://www.google.fr/hangouts/

Flash meeting:

Un ancien, FlashMeeting garde une interface un peu brute de décoffrage, mais reste puissant.

format-reu-stigmergie — flash meeting avec ici sur la droite une autre fenêtre pour la co-écriture

Parmi ses qualités:

la possibilité d’accueillir de nombreux participants (jusqu’à 25)
la possibilité d’enregistrer les conversations et de visionner le temps de parole de chacun des participants (pratique pour scanner le déroulé et visualiser l’interaction)
en plus du chat des fonctionnalité de vote qui permettent de montrer son approbation ou sa désapprobation sans casser le flot de parole
un fonctionnement de type « bâton de parole » ou une seule personne peut parler à la fois, ce qui favorise l’écoute et évite les interruptions
un système de réservation qui impose de choisir une durée à la conversation d’une heure trente au maximum (avec un chronomètre visible par tous). Cette contrainte impose à tous d’être efficace, ne pas monopoliser la parole et évite les réunions sans fin.
fonctionne bien avec les connexions à faible débit

Parmi ses inconvénients:

il faut réserver à l’avance en justifiant en anglais pourquoi on veut faire une rencontre, ce qui demande un minimum de préparation et empêche la création d’une rencontre spontanée
le fonctionnement bâton de parole impose un rythme à la parole qui peut freiner l’interaction et être un handicap dans certains cas
l’interface pas très jolie ni intuitive perd souvent les participants au début
souvent les micros et la webcam nécessite un réglage lors de la première connexion et les utilisateurs sont muets et perdus

Tutoriel pour Flashmeeting (inscription, réservation, utilisation et fonctionnalités, replay…) : http://docs.google.com/document/d/1IeD3soYgYnQEA1Q63hB8-VolKeQmUhi1HbTRwvS3GaU/edit

Appear.in

Ultra simple à utiliser, pas de compte à créer, on peut créer une visio en quelque secondes, simplement en créant un lien type « appear.in/monlien »

Semble être moins performant dès qu’on est un peu nombreux, mais ultra pratique donc pour des rencontres éclairs.

http://appear.in

Unhangout

Je n’ai jamais testé ce service, mais il me semble avoir un grand potentiel.

UnHangout est un logiciel open source qui permet de créer des « non-conférences » de type BarCamp ou Forum Ouvert en ligne en utilisant Google Hangout pour créer de multiples espaces de conversation en parallèle.

On peut imaginer le UnHangout comme un bâtiment virtuel avec une entrée principale où les participants peuvent être accueillis, avant de pouvoir explorer d’autres pièces où se tiennent des sessions en petits groupes autour de différents thèmes proposés par des hôtes de ces sessions.

Si vous testez, je serai heureux d’avoir un retour.

https://unhangout.media.mit.edu/how-to-unhangout/

Big Blue Button

Je cite cet outil pour information seulement, ne l’ayant pas testé moi même. Seul logiciel libre du lot, il semble encore compliqué pour les utilisateurs et pas très performant. Espérons qu’il s’améliorera pour offrir une alternatives aux solutions propriétaires.

Liens et tutoriel pour Big Blue Button : http://bigbluebutton.org/

http://www.parcoursnumeriques.net/articles/outils/big-blue-button

Outils de co-écriture

Si vous ne le faites pas encore, vous devriez prendre l’habitude de prendre systématiquement des notes pendant vos réunions en ligne. Cela permet garder une trace sans travail supplémentaire et d’avoir une trame réutilisable ou partageable avec les absents. Voici mes outils favoris:

Google Doc

Très ergonomique, gratuit il permet de prendre des notes avec des très nombreux participants, offre un historique et un comparateur de version, un chat et la plupart des fonctionnalités que l’on attends d’un traitement de texte.

Inconvénient, il est propriétaire et vous devez avoir un compte Google pour créer un nouveau doc. Il est possible d’ouvrir l’accès en écriture pour permettre à d’autres personnes de co-écrire avec vous même si elle n’ont pas de compte Google.

http://docs.google.com/

Etherpad/Framapad

Mis à disposition par l’association Framasoft à partir du logiciel libre Etherpad, il permet de prendre des notes à plusieurs et de voir la contribution de chaque auteur d’une couleur différente. Il offre aussi un système d’historique qui permet de revenir en arrière en cas d’erreur, mais il est globalement moins joli et moins puissant que Google Doc.

prise de note collaborative, mousTIC 2013

Il ne permet pas pour l’instant d’avoir de documents protégés, mais grâce aux financement participatif réussi par Framasoft il devrait bientôt y avoir cette possibilité.

Le principal intérêt de cet outil est d’avoir une alternative qui n’appartient pas à une multinationale américaine. Les développeurs aguerris pourront se créer une version personnalisée, mais pour les simples utilisateurs, mieux profiter du service mis à disposition gratuitement par Framasoft (et faire un don pour assurer la maintenance et l’évolution de l’outil).

http://framapad.org/

Tutoriel pour créer un Pad : https://docs.google.com/document/d/1Jxg9SAFALnSzHYQn8GUG71hQwXy_yiERD7bdOrGx_NE/edit

MindMeister

Mindmeister est un outil de mindmap en ligne très puissant qui permet de collaborer en temps réel.

Grace à cet outil en ligne, vous pourrez comme avec Google Doc créer une carte, donner accès à des contributeurs, même si ceux ci n’ont pas de comptes, et co-écrire ou organiser vos idées à plusieurs.